Государственные структуры |
Управление всей скопившейся в учреждениях, ведомствах, министерствах и других органах государственной власти информацией на сегодняшний момент является одной из самых животрепещущих и насущных задач государственного сектора. В сложившейся ситуации органам государственной власти важно получить контроль над большими объемами информации, независимо от того, в каком формате и виде она представлена и для каких целей и аудиторий предназначена. Государственная деятельность считается одной из самых жестко регламентируемых сфер человеческой деятельности. В связи с этим специфической особенностью управления информационными активами органов государственной власти является наличие соответствующих нормативных документов и стандартов. Требованиям, предъявляемым органами государственной власти, к системам управления документами, соответствуют решения класса Enterprise Content Management. Documentum на сегодняшний момент является лидером среди поставщиков промышленных платформ, на которых строятся решения подобного класса и масштаба. Специалисты компании Тауэр при построении подобных решений реализуют следующие ключевые преимущества Documentum:
Технология обработки документовДля предметного описания возможностей системы документационного обеспечения управления рассмотрим технологию обработки документов, принятую в ГУ-ВШЭ. Опишем технологические процедуры обработки всех наиболее значимых документопотоков Управления делами и Секретариата ректора, связанных с документационным обеспечением управления и автоматизацию процедур формирования и использования электронного архива, организационных и распорядительных документов организации, поскольку они предельно конкретно демонстрируют возможности системы. Необходимо подчеркнуть, что предлагаемый вариант технологии обработки документов является только одним из способов, и возможно значительное изменение предлагаемых настроек без дополнительного программирования при помощи использования технологии быстрой разработки регистрационных карточек, созданной специалистами компании Тауэр. Обработка входящих документов. В этой типовой технологии документопоток входящих документов изначально делится на две составляющие. Часть поступающей корреспонденции имеет информационный характер и не подлежит регистрации, например, периодические издания. Такая корреспонденция учитывается по упрощенной процедуре и рассылается адресатам. Вся остальная корреспонденция автоматизировано регистрируется, после чего сортируется в соответствии с направлением их деятельности. Подготовка и издание приказов и распоряжений. В этой типовой технологии принимается, что все проекты документов, разрабатываемые структурными подразделениями, и требующие согласования с другими подразделениями, подлежат учету. Каждому проекту заводится регистрационная карточка, что позволяет усовершенствовать процедуры обращения к данному проекту и сократить сроки его обработки на этапе согласования.
Обработка протоколов заседаний. Учет и контроль хода исполнения поручений руководства. Для полного решения задач документационного обеспечения управления система должна обрабатывать как внутренние организационно-распорядительные документы, так и внутренние документы, имеющие информационно-справочный характер. При этом речь идет как о документах за подписью руководителя организации или его заместителей, так и о внутренних документах за подписью руководителей самостоятельных подразделений. Для контроля исполнения поручений руководства в системе реализована технология обработки документов за подписью руководителя организации или его заместителей, а также документов за подписью руководителей самостоятельных структурных подразделений.
Функционал системыДля полноценного решения этих задач система обеспечивает выполнение нижеследующих функций. Создание документов. Система позволяет создавать документы всеми возможными в современных организациях способами. Она интегрирована с традиционными офисными приложениями, что позволяет разрабатывать и оформлять документы привычным для пользователя способом в офисных приложениях, вызванных из системы. Другим вариантом является импорт в систему документов, созданных в офисных приложениях или полученных в результате сканирования. Кроме того, поддерживается создание документов на основе шаблонов с использованием офисных приложений, для чего разработан унифицированный набор шаблонов. Регистрация документов. Регистрация документов является базовой задачей системы. Регистрационная карточка документа заполняется на каждый регистрируемый документ. В зависимости от типа документа карточка имеет разный набор закладок и полей. Каждому документу (входящий, приказ/распоряжение, протокол, поручение) соответствует свой тип регистрационной карточки. Система поддерживает централизованную регистрацию входящих документов и приказов/распоряжений в специальной централизованной службе. При этом автоматически, по заданным алгоритмам, формируются регистрационные номера документов, содержащие не только порядковый номер документа, но и другие составляющие, например, индекс подразделения, разрабатывавшего документ, а также индекс дела в соответствии с номенклатурой. Поддерживается нумерация для протоколов и поручений. Кроме того, возможен ручной ввод учетной информации о документах. Маршрутизация документов. В системе возможна реализация развитой системы маршрутизации документов. Кроме того, к маршрутизации документов обычно относят функции передачи информации о них по структурным подразделениям организации. Система выполняет следующие функции, относящиеся к маршрутизации документов:
При пересылке документа между пользователями система осуществляет перемещение ссылок на документ между очередями обработки документов, тогда как сам документ и его регистрационная карточка физически не перемещаются. Контроль исполнения. Контроль исполнения и учет данных о ходе и результатах исполнения документов - это важнейший элемент любой системы делопроизводства. В системе поддерживается два уровня контроля: централизованный и децентрализованный. Постановке на централизованный контроль подлежат документы, требующие предоставления отчета о ходе и результатах исполнения руководителям организации. Постановке на децентрализованный контроль подлежат документы, отчет об исполнении которых предоставляется руководителю структурного подразделения. Системой учитываются резолюции и поручения, выдаваемые руководителями разных уровней управленческой иерархии организации, а также данные о ходе и результатах их исполнения. Вся информация об исполнении документов, стоящих на контроле, предоставляется контролеру централизованной службы контроля, а также помощнику руководителя, выдавшего резолюцию или поручение. Система автоматически отслеживает сроки исполнения и своевременно рассылает сообщения об их приближении, наступлении или превышении всем заинтересованным участникам процесса обработки документов (рассылка уведомлений). Кроме того, система автоматически формирует списки контролируемых документов в соответствии с заданными условиями (документы с превышенным сроком исполнения, предупредительный контроль). Согласование проектов документов. Ведение проектов документов, рождающихся внутри организации - важная задача делопроизводства. В системе ведется отдельный учет проектов документов и учет замечаний по ходу согласования проектов. Система автоматически отслеживает сроки согласования документов и рассылает сообщения об их приближении, наступлении или завершении всем заинтересованным участникам процесса согласования. Если срок согласования превышен, а работа с документом не завершена, существует возможность направления уведомления о срыве срока согласования по электронной почте руководителю подразделения или руководителю организации. Организация защищенного электронного архива и хранение документов. Система Documentum обеспечивает хранение учетной информации об электронных документах, самих документов, а также хранение версий проектов документов, возникающих в процессе их согласования. При этом доступ к сформированному таким образом электронному архиву регулируется строго на основе прав доступа к информации. Организация поиска. К задаче создания электронного архива документов и учетной информации о них примыкает и задача поиска информации. Система обеспечивает поиск как по реквизитам регистрационных карточек документов, так и полнотекстовый поиск необходимой информации в базе документов. |